Actueel

Zes tips voor een succesvol participatietraject

31-07-2024

Participatie wordt steeds belangrijker voor de ontwikkeling van de fysieke ruimte. Bij bijvoorbeeld de bouw van een sportcomplex of de herinrichting van een woonwijk zijn er veel belanghebbende partijen die invloed willen uitoefenen. Hoe ga je hiermee om? Een participatietraject begint allemaal met een opstellen van een zo duidelijk mogelijk participatieplan. Dit is de basis. Participatiespecialist Diede ter Braak geeft in deze blog een aantal tips die bijdragen aan een succesvol participatieplan en –traject.  

Tip 1: wees ervan bewust dat participatie niet altijd voor consensus zorgt. 

Participatie wordt soms gebruikt als oplossing om draagvlak te creëren of om onenigheid te voorkomen. Ook worden regelmatig participatietrajecten doorlopen omdat de opdrachtgever dat nou eenmaal als eis heeft gesteld. Participatie moet ertoe leiden dat we ‘de neuzen dezelfde kant op’ krijgen. 

Dit zou niet het doel van een participatietraject moeten zijn. Het doel van een participatietraject kan zijn dat de kwaliteit van het plan verbetert of dat je mensen bewustmaakt over de voor- en nadelen van bepaalde keuzes. Mensen meenemen in het proces zorgt er vaak voor dat er meer begrip komt voor de te maken keuzes. Consensus daarentegen bereik je zelden. Voorbeeld: een bijeenkomst met voor- en tegenstanders van een windmolenpark leidt er over het algemeen niet toe dat iedereen na die bijeenkomst vóór of tegen is. 

Tip 2: laat je participatieplan vaststellen door de besluitvormer. 

Zorg ervoor dat je het participatieplan laat vaststellen door de bestuurslaag die de formele besluiten neemt. In veel gevallen is dit het college of de raad van een gemeente of de directie van een private partij. Dit participatieplan omschrijft de processtappen en welke belanghebbende partijen wanneer in het proces een rol krijgen. Door dit plan door de besluitvormer te laten vaststellen voorkom je discussies over waarom bepaalde doelgroepen geen of een beperkte rol in het participatietraject hebben gekregen waardoor het proces wordt vertraagd.  

Tip 3: kies meerdere participatie instrumenten om zo de representativiteit te borgen. 

Het is met name in de civiele wereld gebruikelijk om inloopavonden te organiseren als bijvoorbeeld een bepaalde wijk op de schop moet. Inwoners worden tijdens zo’n inloopavond op de hoogte gebracht en kunnen aangeven wat hun wensen zijn voor de nieuwe inrichting van de openbare ruimte.  

Tijdens deze inloopavonden zijn bepaalde doelgroepen vaak oververtegenwoordigd, terwijl andere doelgroepen (met name jonge gezinnen) niet aanwezig (kunnen) zijn. Dit zorgt er automatisch voor dat zij niet of in mindere mate hun inbreng kunnen geven. Veelvuldig gehoord argument is in zulke gevallen: “We hebben mensen de mogelijkheid gegeven om hun mening te geven. Als ze dat niet hebben gedaan, is dat hun eigen verantwoordelijkheid.”  

Voor een geslaagd participatieproces is het belangrijk om informatie op te halen van mensen van verschillende leeftijden en achtergronden. Dit om te voorkomen dat mensen zich niet herkennen in de nieuwe inrichting. Dit kan namelijk leiden tot minder eigenaarschap of verantwoordelijkheid voor hun directe omgeving.  

Het gebruik van online tools en aansluiten bij bijeenkomsten die al plaatsvinden kan helpen om verschillende doelgroepen te bereiken. Ons Roelofs Designlab bevat een groot scala aan middelen dat hierbij ingezet kan worden. 

Tip 4: stel de juiste vragen. 

Breng vooraf goed in kaart welke informatie je nodig hebt van welke (belanghebbende) partijen en maak dit zo concreet mogelijk. Het is belangrijk om de onderlinge verwachtingen goed te managen. Een open deur die wél erg van belang is. 

Als je geen duidelijke vraag stelt dan haal je niet op wat je nodig hebt. Ook kunnen mensen dan het gevoel krijgen dat ze hun inbreng niet terugzien. Dit leidt tot teleurstelling en het afhaken in een participatieproces.  

Tip 5: organiseer gespreksmomenten voor verschillende belanghebbende partijen. 

Verschillende belanghebbende partijen vragen ook om verschillende gespreksmomenten. Er zijn namelijk uiteenlopende belangen en onderwerpen die men belangrijk vindt.  

Een voorbeeld: voor de aanleg van een nieuw bedrijventerrein hebben omwonenden een ander belang dan geïnteresseerde kopers voor een kavel of bedrijfsruimte. Van een omwonende wil je weten waar rekening mee gehouden moet worden voor de ontwikkeling. Van geïnteresseerde kopers wil je bijvoorbeeld weten aan welk type bedrijfskavel er behoefte is. Dit zijn twee totaal verschillende vragen. Het is daarom niet handig beide doelgroepen uit te nodigen voor eenzelfde bijeenkomst. Als de participatievraag helder geformuleerd is volgt daaruit ook welke belanghebbende partijen je bij het antwoord op de vraag gaat betrekken. 

Tip 6: leg niet de nadruk op de werkvorm. 

Bedenk een werkvorm die passend is voor je publiek. Mensen zitten vaak niet te wachten op fancy werkvormen. Een werkvorm hoeft niet per se creatief te zijn en een informatieavond niet per se interactief. Dat kan juist zorgen voor een drempel om te komen of inbreng te geven. De werkvorm dient ondersteunend te zijn aan het doel van de bijeenkomst.  

De participatieaanpak van Roelofs 

Bij Roelofs erkennen we het belang van het betrekken van de omgeving bij de ontwikkeling en realisatie van onze projecten. Door onze benadering kunnen meer waarde aan ruimte toevoegen, waarbij de eindgebruiker centraal staat. Weten hoe we dit doen of advies over participatie? Lees hier meer of neem contact op met onze adviseur: 

Auteur: Diede ter Braak
Adviseur participatie en omgevingsmanagement
d.terbraak@roelofsgroep.nl